Cahier des charges pour un site internet : points essentiels à ne pas oublier

Un cahier des charges pour site internet est la pierre angulaire de tout projet web réussi. Son absence ou sa conception imparfaite peut entraîner des dépassements budgétaires considérables, jusqu’à 30% selon certaines estimations, et un résultat final éloigné des attentes initiales. Il sert de document de référence pour toutes les parties prenantes – client, agence web, développeurs – et permet de structurer le projet de manière cohérente, garantissant ainsi une communication fluide et des objectifs partagés.

Ce document détaillé vous guidera à travers les étapes essentielles de la création d’un cahier des charges complet et performant pour votre futur site internet, en mettant en lumière les aspects qui sont souvent négligés mais qui, pourtant, sont déterminants pour la réussite de votre projet de marketing digital. Il vous permettra d’aborder la création de votre site web avec sérénité et professionnalisme.

Préambule : avant d’écrire, bien comprendre le contexte

Avant de commencer à rédiger votre cahier des charges pour la création de site web, il est crucial de bien comprendre le contexte de votre projet web. Cela implique de définir clairement vos objectifs business, d’identifier votre public cible, d’analyser la concurrence et de prendre en compte les contraintes techniques et budgétaires. Cette phase préparatoire est essentielle pour poser des bases solides et éviter les mauvaises surprises par la suite.

Définir les objectifs business CLAIRS et MESURABLES (SMART)

La première étape dans la rédaction d’un cahier des charges efficace consiste à définir des objectifs business clairs, spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis (SMART). Ces objectifs doivent être alignés avec la stratégie globale de votre entreprise et doivent pouvoir être mesurés à l’aide d’indicateurs clés de performance (KPIs) pertinents. L’utilisation d’objectifs SMART permet une meilleure traçabilité du succès du projet web.

Par exemple, pour un site e-commerce, un objectif SMART pourrait être « Augmenter le chiffre d’affaires en ligne de 15% au cours des 12 prochains mois grâce à une optimisation du tunnel de conversion et une amélioration de la fidélisation client, mesurable via Google Analytics et les outils de CRM. » Pour un site vitrine, l’objectif pourrait être d’accroître la notoriété de la marque de 10% sur la même période, mesuré par l’augmentation des mentions de la marque sur les réseaux sociaux et les recherches Google. Ces objectifs doivent être quantifiables et réalistes pour guider efficacement le développement.

Il est essentiel de se demander quels problèmes le site web doit résoudre pour l’entreprise. S’agit-il d’augmenter les ventes, d’améliorer la notoriété de la marque, de fournir un meilleur service client ou de générer des leads qualifiés pour l’équipe commerciale ? En définissant clairement vos objectifs, vous pourrez orienter le développement de votre site web de manière à maximiser son impact positif sur votre activité et mesurer concrètement le retour sur investissement (ROI).

• Augmenter le nombre de leads générés via le formulaire de contact de 25% dans les 6 prochains mois, mesurable par Google Analytics.
• Améliorer le taux de conversion des visiteurs en clients de 8% d’ici la fin de l’année, en optimisant le parcours utilisateur.
• Réduire le taux de rebond du site web de 5% en optimisant la navigation, la vitesse de chargement et la pertinence du contenu.
• Accroître le nombre de visiteurs uniques mensuels de 12% grâce à une stratégie de contenu SEO ciblée et à une présence accrue sur les réseaux sociaux.
• Fidéliser la clientèle en augmentant le taux de retour des clients de 10% grâce à un programme de fidélité intégré au site web et à des offres personnalisées.

Identifier le public cible (persona)

La connaissance précise de votre public cible est primordiale pour concevoir un site web qui répond à ses besoins, ses attentes et ses préférences. Il est donc indispensable de créer des « personas », des représentations semi-fictives de vos clients idéaux, en définissant leurs caractéristiques démographiques (âge, sexe, profession, localisation), leurs motivations, leurs frustrations et leurs habitudes de navigation. Cette étape permet de personnaliser l’expérience utilisateur et d’optimiser le contenu.

Par exemple, vous pourriez créer un persona appelé « Sophie, 35 ans, Responsable Marketing dans une PME, qui recherche des solutions pour automatiser ses campagnes d’emailing et gagner du temps sur ses tâches quotidiennes. Elle est active sur LinkedIn et recherche des informations pratiques et concrètes, ainsi que des outils performants. » Un autre persona pourrait être « Marc, 50 ans, Chef d’entreprise, qui souhaite moderniser l’image de son entreprise et attirer de nouveaux clients grâce à un site web professionnel et performant. Il est sensible au design, à l’ergonomie et à la crédibilité. » Chaque persona doit être détaillé pour guider les choix de design et de contenu.

Comprendre votre public cible vous permettra d’adapter le contenu, le design et l’expérience utilisateur (UX) de votre site web, améliorant ainsi le taux de conversion et la satisfaction client. Plus vous connaîtrez votre public, plus vous serez en mesure de lui proposer une expérience personnalisée et pertinente, ce qui augmentera considérablement vos chances de succès et renforcera votre image de marque auprès de vos prospects et clients fidèles.

Analyse de la concurrence

L’analyse de la concurrence est une étape cruciale pour identifier les bonnes pratiques en matière de création site web, les opportunités à saisir et les erreurs à éviter. En étudiant les sites web de vos principaux concurrents, vous pourrez identifier leurs forces et leurs faiblesses, et ainsi vous différencier et proposer une proposition de valeur unique à votre public cible. Cette analyse doit porter sur différents aspects du site web.

Vous pouvez créer une grille d’analyse comparative en évaluant vos concurrents sur des critères tels que le design (esthétique, modernité), le contenu (pertinence, qualité, originalité), l’ergonomie (navigation, accessibilité), le référencement (positionnement sur les mots-clés cibles), les fonctionnalités (présence d’un blog, d’un espace membre, d’un module de paiement en ligne), la tarification et le service client. Cela vous permettra d’identifier les opportunités et les menaces, et de définir une stratégie de positionnement claire et efficace sur le marché.

Il est important de se demander ce que vos concurrents font bien et moins bien en termes de marketing web. Quels sont leurs points forts en termes de design et d’ergonomie, offrant une expérience utilisateur optimale? Quel type de contenu proposent-ils, répondant aux besoins de leur audience? Comment optimisent-ils leur site web pour le référencement naturel (SEO) et le référencement payant (SEA) ? Quelles sont leurs stratégies de marketing digital sur les réseaux sociaux et par email ? En répondant à ces questions, vous pourrez identifier les axes d’amélioration et proposer une expérience utilisateur supérieure.

Contraintes techniques et budgétaires

La définition d’un budget réaliste et la prise en compte des contraintes techniques sont indispensables pour éviter les dépassements de budget et les frustrations lors de la création de votre site internet. Il est important de définir un cadre précis et de s’y tenir, en tenant compte des coûts de développement, de design, d’hébergement, de maintenance, de marketing digital et de création de contenu de qualité. Un budget précis permet d’éviter les mauvaises surprises.

Il est également important de prendre en compte les contraintes techniques, telles que la compatibilité avec certains navigateurs (Chrome, Firefox, Safari), les limitations de l’hébergement (espace disque, bande passante), les exigences en matière de sécurité (certificat SSL, protection contre les attaques) et de conformité au RGPD (collecte et traitement des données personnelles). N’oubliez pas de prévoir l’évolutivité du site, c’est-à-dire sa capacité à intégrer de nouvelles fonctionnalités ultérieurement, en fonction de l’évolution de vos besoins et de votre activité. 72% des consommateurs quittent un site web qui n’est pas compatible avec leur appareil mobile, soulignant l’importance de la compatibilité.

Par exemple, vous pourriez prévoir une architecture modulaire qui permet d’ajouter facilement un blog, un espace membre, un système de paiement en ligne ou un module de réservation. Il est également important de choisir un CMS (Content Management System) adapté à vos besoins et à vos compétences, tel que WordPress (idéal pour les sites vitrines et les blogs), Drupal (adapté aux sites complexes et aux besoins de sécurité élevés) ou Joomla (polyvalent et offrant une grande flexibilité). La compatibilité mobile est essentielle pour atteindre un large public et améliorer le référencement.

Le corps du cahier des charges : définir les spécifications détaillées

Le corps du cahier des charges est la partie la plus détaillée et la plus importante du document. Il s’agit de définir précisément l’architecture de l’information, les spécifications fonctionnelles, le design et l’ergonomie (UX/UI), le contenu, le référencement naturel (SEO), la sécurité et la conformité, ainsi que la maintenance et l’évolutivité du site. Cette section doit être rédigée avec une grande précision pour éviter toute ambiguïté et faciliter la collaboration entre les différentes parties prenantes.

Architecture de l’information (arborescence du site)

L’architecture de l’information est la structure de votre site web. Elle définit la manière dont le contenu est organisé, la hiérarchie des pages et la façon dont les utilisateurs vont naviguer d’une page à l’autre. Une arborescence claire et intuitive est essentielle pour faciliter la navigation, améliorer l’expérience utilisateur (UX) et optimiser le référencement naturel (SEO) de votre site. Une bonne arborescence contribue à réduire le taux de rebond.

Vous pouvez utiliser des outils de mind mapping, tels que MindMeister ou XMind, pour visualiser l’arborescence de votre site web et organiser vos idées. Définissez les pages indispensables, leur hiérarchie, les liens entre elles et les mots-clés associés à chaque page. Pensez à la manière dont les utilisateurs vont chercher l’information et organisez votre contenu en conséquence, en privilégiant une structure logique et facile à comprendre. Une navigation intuitive est cruciale pour la satisfaction des visiteurs.

Par exemple, pour un site e-commerce, l’arborescence pourrait inclure les pages « Accueil », « Catalogue », « Produits », « Panier », « Compte Client », « Contact », « FAQ » et « Blog ». Pour un site vitrine, elle pourrait inclure les pages « Accueil », « Services », « À Propos », « Références », « Contact », « Blog » et « Mentions Légales ». Chaque page doit avoir un objectif clair et une place logique dans l’arborescence.

• Accueil : Page principale présentant l’activité et les valeurs de l’entreprise.
• Services : Description détaillée des services proposés, avec des exemples concrets.
  • Service 1 : Description spécifique du service 1.
  • Service 2 : Description spécifique du service 2.
• À Propos : Présentation de l’équipe, de l’histoire et des valeurs de l’entreprise.
• Contact : Formulaire de contact et coordonnées de l’entreprise.
• Blog : Articles de blog pertinents pour l’audience cible.
• Mentions Légales : Informations légales obligatoires.

Spécifications fonctionnelles

Les spécifications fonctionnelles décrivent précisément le comportement attendu du site web pour chaque fonctionnalité. Il s’agit de définir comment chaque fonctionnalité doit fonctionner, quels sont les entrées et les sorties, les règles de validation (par exemple, format de l’adresse email) et les messages d’erreur à afficher en cas de problème. Cette section doit être rédigée avec une grande précision pour éviter toute ambiguïté et faciliter le travail des développeurs.

Vous pouvez utiliser des user stories pour décrire chaque fonctionnalité du point de vue de l’utilisateur. Par exemple, « En tant qu’utilisateur, je veux pouvoir m’inscrire à la newsletter pour recevoir les dernières promotions et les informations sur les nouveaux produits. » Ou encore, « En tant qu’administrateur, je veux pouvoir ajouter, modifier et supprimer des produits dans le catalogue, en définissant leur prix, leur description et leurs images. » Chaque user story doit être claire, concise et réaliste.

N’oubliez pas de définir les fonctionnalités indispensables, telles que le formulaire de contact, l’espace membre, le panier d’achat, le moteur de recherche interne, le blog, le système de commentaires et le module de partage sur les réseaux sociaux. Pour un formulaire de contact, précisez les champs obligatoires, les règles de validation (par exemple, format de l’adresse email) et l’action à effectuer après l’envoi du formulaire (par exemple, envoi d’un email de confirmation à l’utilisateur et notification à l’administrateur).

Design et ergonomie (UX/UI)

Le design et l’ergonomie (UX/UI) jouent un rôle crucial dans l’attractivité et l’efficacité de votre site web. Un design soigné, moderne et en accord avec votre identité de marque, ainsi qu’une ergonomie intuitive et facile à utiliser, contribuent à l’image de marque, à l’engagement des utilisateurs et à la conversion des visiteurs en clients. L’UX/UI doit être pensée pour offrir une expérience utilisateur optimale.

Définissez l’identité visuelle souhaitée, en choisissant des couleurs, des typographies et des images qui reflètent les valeurs de votre entreprise et qui plaisent à votre public cible. Inspirez-vous de sites web inspirants, en les classant par secteur d’activité et par style de design. Créez un « moodboard » pour visualiser l’ambiance générale du site web et guider le travail du designer. 94% des premières impressions sont liées au design du site, soulignant l’importance d’une conception soignée.

Pensez à l’expérience utilisateur (UX) en optimisant la navigation, en facilitant l’accès à l’information, en proposant une interface intuitive et conviviale, et en veillant à ce que le site soit responsive (adapté à tous les types d’écrans : ordinateurs, tablettes, smartphones). N’oubliez pas les contraintes d’accessibilité, afin de rendre votre site web accessible à tous les utilisateurs, y compris les personnes handicapées. Un site accessible améliore l’expérience utilisateur et le référencement.

Contenu (textes, images, vidéos)

Le contenu est roi et joue un rôle déterminant dans le succès de votre site web. Un contenu pertinent, de qualité, original et optimisé pour le référencement naturel (SEO) est essentiel pour attirer et fidéliser les visiteurs, améliorer votre positionnement dans les résultats de recherche et renforcer votre crédibilité auprès de votre public cible. Le contenu doit être au centre de votre stratégie de marketing digital.

Définissez une stratégie de contenu en précisant quel type de contenu va être créé (articles de blog, pages de services, études de cas, vidéos, infographies, etc.), à quelle fréquence il sera publié, pour quels objectifs (attirer des visiteurs, générer des leads, informer les clients, etc.) et pour quel public cible. Définissez le style d’écriture souhaité, en tenant compte de votre public cible et de votre identité de marque. Choisissez des images et des vidéos de qualité, qui illustrent votre propos, qui renforcent l’attractivité de votre site web et qui sont optimisées pour le web (taille, format, balises alt).

Il est crucial de déterminer qui est responsable de la création du contenu : une personne en interne ou un prestataire externe (rédacteur web, photographe, vidéaste)? Définissez un calendrier éditorial précis et respectez-le, afin de publier régulièrement du contenu frais et pertinent pour votre audience. 61% des entreprises estiment que la création de contenu est leur principal défi marketing, soulignant l’importance d’une stratégie de contenu bien définie.

• Textes optimisés pour le SEO : Utilisation de mots-clés pertinents, balises title et meta description optimisées.
• Images de haute qualité : Résolution adaptée au web, compression pour optimiser le temps de chargement.
• Vidéos explicatives : Présentation des services, témoignages clients, tutoriels.
• Infographies : Visualisation de données complexes, partage facile sur les réseaux sociaux.

Référencement naturel (SEO)

Le référencement naturel (SEO) est une composante essentielle de votre stratégie de marketing digital et permet d’améliorer la visibilité de votre site web dans les résultats de recherche de Google et des autres moteurs de recherche. Investir dans le SEO est un investissement à long terme qui peut générer un trafic qualifié et durable vers votre site web.

Insistez sur l’importance du SEO dès la conception du site, en choisissant un nom de domaine pertinent, en optimisant la structure des URLs (les rendre courtes, descriptives et contenant les mots-clés cibles), en optimisant les balises meta (title et description de chaque page), en créant un sitemap XML et en soumettant votre site à Google Search Console. Le choix d’un nom de domaine pertinent peut augmenter le trafic de 10 à 20%.

Définissez vos mots-clés cibles, en tenant compte des recherches de vos prospects. Utilisez des outils de recherche de mots-clés (tels que Google Keyword Planner, SEMrush ou Ahrefs) pour identifier les mots-clés les plus pertinents pour votre activité et votre public cible. Optimisez votre contenu pour ces mots-clés, en les intégrant naturellement dans vos titres, vos descriptions, vos textes, vos balises alt des images et vos liens internes. Mettez en place une stratégie de netlinking, en obtenant des liens de qualité depuis d’autres sites web pertinents et crédibles. N’oubliez pas le référencement local, si votre activité est géographiquement ciblée. Inscrivez votre entreprise sur Google My Business et optimisez votre fiche pour le référencement local. Le référencement naturel peut augmenter la visibilité de votre site de 30% à 50% dans les premiers mois et générer un trafic qualifié et durable.

Sécurité et conformité (RGPD, etc.)

La sécurité de votre site web et la conformité aux réglementations en vigueur (notamment le RGPD) sont des aspects essentiels à ne pas négliger. La sécurité permet de protéger les données de vos utilisateurs et la réputation de votre entreprise, tandis que la conformité vous évite des sanctions financières importantes et renforce la confiance de vos clients.

Mettez en évidence l’importance de la sécurité des données et proposez une liste de mesures de sécurité à mettre en place, telles que l’installation d’un certificat SSL (pour sécuriser les échanges de données entre le navigateur de l’utilisateur et le serveur), la mise en place d’un pare-feu (pour bloquer les attaques), la sauvegarde régulière des données (pour pouvoir restaurer le site en cas de problème), la protection contre les attaques XSS et les injections SQL, et la mise à jour régulière du CMS et des plugins. Un certificat SSL est un gage de sécurité pour les visiteurs.

Assurez-vous de respecter le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) en informant clairement les utilisateurs sur la collecte et l’utilisation de leurs données personnelles. Obtenez leur consentement explicite avant de collecter leurs données et mettez en place des procédures pour garantir leur sécurité et leur confidentialité. Nommez un DPO (Data Protection Officer) si votre activité le nécessite. Il est essentiel d’avoir une politique de confidentialité claire, accessible et facilement compréhensible sur votre site web. Cette politique doit expliquer comment vous collectez, utilisez et protégez les données personnelles des utilisateurs. Les amendes pour non-conformité au RGPD peuvent atteindre 4% du chiffre d’affaires annuel, soulignant l’importance d’une approche rigoureuse et proactive.

Maintenance et évolutivité

Une maintenance régulière et une capacité d’évolution sont essentielles pour garantir la pérennité de votre site web et s’assurer qu’il reste performant, sécurisé et adapté aux besoins de votre entreprise et de vos utilisateurs. La maintenance permet de corriger les bugs, d’améliorer les performances et de garantir la sécurité du site, tandis que l’évolutivité permet d’ajouter de nouvelles fonctionnalités et de s’adapter aux évolutions du marché.

Proposez un contrat de maintenance préventive, incluant les mises à jour régulières du CMS et des plugins, les corrections de bugs, l’optimisation des performances (vitesse de chargement, compression des images), la surveillance de la sécurité (détection des vulnérabilités, protection contre les attaques) et la sauvegarde régulière des données. Prévoyez une architecture flexible qui permet d’intégrer facilement de nouvelles fonctionnalités ultérieurement, en fonction de l’évolution de vos besoins et de votre activité. Choisissez un CMS qui offre une grande évolutivité et qui dispose d’une large communauté de développeurs, ce qui facilite l’ajout de nouvelles fonctionnalités et la résolution des problèmes.

Il est important de se poser la question de savoir qui est responsable de la maintenance du site : une personne en interne (un développeur web, un webmaster) ou un prestataire externe (une agence web, un freelance)? Définissez un budget de maintenance et prévoyez des mises à jour régulières pour garantir la sécurité, la performance et la pertinence de votre site web. Le coût de la maintenance représente environ 10 à 20% du coût initial de création du site.

La gestion du projet : organiser le travail et les responsabilités

La gestion du projet est une étape cruciale pour garantir le respect des délais, du budget et des objectifs fixés dans le cahier des charges. Il s’agit de définir les rôles et responsabilités de chaque partie prenante, d’établir un planning et des délais réalistes, de mettre en place des procédures de validation et de recette, et de définir clairement les conditions de livraison et de paiement.

Définir les rôles et responsabilités

Une répartition claire des rôles et responsabilités évite les conflits, les malentendus et les retards dans l’exécution du projet. Créez un tableau des responsabilités (RACI : Responsible, Accountable, Consulted, Informed) pour chaque tâche, en précisant qui est responsable de l’exécution de la tâche, qui est responsable de la validation, qui doit être consulté et qui doit être informé. Ce tableau permet de visualiser rapidement les rôles de chacun et de s’assurer que toutes les tâches sont bien couvertes.

Par exemple, pour la création du contenu, le responsable pourrait être le rédacteur web, le responsable de la validation pourrait être le chef de projet ou le responsable marketing, les personnes à consulter pourraient être les experts métiers et les personnes à informer pourraient être les autres membres de l’équipe (designer, développeur). Pour le design, le responsable est le designer, l’approbateur est le client, etc.

Il est important de définir clairement les rôles de chacun, afin d’éviter les chevauchements et les zones d’ombre. Une bonne répartition des responsabilités permet de gagner du temps, d’améliorer la qualité du travail et de faciliter la communication entre les différentes parties prenantes.

Planning et délais

Un planning réaliste et un suivi rigoureux permettent de maîtriser les délais du projet et d’éviter les retards coûteux. Utilisez un outil de gestion de projet, tel que Trello, Asana, Monday.com ou Jira, pour suivre l’avancement des tâches, attribuer les responsabilités, définir les échéances et gérer les dépendances entre les tâches. Proposez un diagramme de Gantt pour visualiser le planning et les jalons clés du projet.

Définissez les dates clés du projet, telles que la date de lancement, la date de livraison des maquettes, la date de validation des spécifications fonctionnelles, la date de début du développement, la date de livraison de la version bêta et la date de mise en production. Organisez le travail de manière à respecter les délais, en tenant compte des contraintes et des imprévus (par exemple, les congés, les maladies, les problèmes techniques). Prévoyez une marge de sécurité pour faire face aux imprévus.

Il est important de communiquer régulièrement avec l’équipe et de suivre l’avancement des tâches. Organisez des réunions régulières pour faire le point sur l’avancement du projet, identifier les problèmes et mettre en place des actions correctives pour rattraper le retard et respecter les délais. Le suivi rigoureux du planning est essentiel pour le succès du projet.

Procédures de validation et de recette

Des procédures de validation rigoureuses garantissent la qualité du site et permettent de s’assurer qu’il répond aux exigences du cahier des charges. Créez une checklist de tests à effectuer avant la mise en production du site. Ces tests doivent inclure des tests fonctionnels (vérifier que toutes les fonctionnalités fonctionnent correctement), des tests de compatibilité (vérifier que le site est compatible avec tous les navigateurs et tous les appareils), des tests de performance (vérifier que le site est rapide et réactif), des tests de sécurité (vérifier que le site est protégé contre les attaques) et des tests d’accessibilité (vérifier que le site est accessible à tous les utilisateurs, y compris les personnes handicapées).

Validez chaque étape du projet, en vous assurant que le site répond aux exigences du cahier des charges. Mettez en place des procédures de recette, qui permettent aux utilisateurs (clients, employés, bêta-testeurs) de tester le site et de signaler les anomalies (bugs, erreurs, problèmes d’ergonomie). Définissez une procédure pour la correction des anomalies et assurez-vous que toutes les anomalies sont corrigées avant la mise en production du site.

Il est important de documenter les tests et les résultats, afin de pouvoir identifier les problèmes et les corriger rapidement. Une bonne procédure de validation et de recette permet de garantir la qualité du site et de satisfaire les utilisateurs.

Conditions de livraison et de paiement

Des conditions claires et transparentes évitent les litiges et les mauvaises surprises. Définissez les conditions de livraison du site, telles que les formats des fichiers (maquettes, code source, documentation), les délais de livraison et les responsabilités de chaque partie. Prévoyez une période de garantie pendant laquelle le prestataire est responsable de la correction des bugs et des anomalies.

Définissez les conditions de paiement, en précisant les modalités de paiement (acompte, paiements échelonnés, paiement final), les échéances et les pénalités en cas de retard de paiement. Prévoyez une clause de révision du prix en cas de modification du périmètre du projet ou de dépassement des délais. Il est conseillé de verser un acompte de 20 à 30% avant le début du projet.

Il est important d’avoir un contrat clair et précis, qui définit les droits et les obligations de chaque partie. Ce contrat doit être signé par toutes les parties prenantes avant le début du projet. Un contrat bien rédigé protège les intérêts de toutes les parties et facilite la résolution des litiges.

En suivant ces recommandations, en adaptant votre cahier des charges à vos besoins spécifiques et en veillant à une communication fluide et transparente avec toutes les parties prenantes, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour réussir votre projet web et atteindre vos objectifs de marketing digital. N’oubliez pas qu’un cahier des charges bien pensé est le premier pas vers un site web performant, sécurisé, adapté à vos besoins et à ceux de vos utilisateurs.